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會議策劃的流程和預算表怎么做?會議策劃的重要因素有哪些?

時間:2019-11-28 16:24 來源:未知 作者:西安活動策劃公司

不管是在何種規模的公司企業,會議是必不可少的一個環節。而在順利進行會議前我們要做的事情就是會議策劃,以避免任何細小的疏漏。對于企業來說,每一場活動都是有預算的,根據活動的性質其預算的計算方法也是不一樣的。那么我們在進行會議策劃的時候要了解哪些知識呢?我們要了解相關知識以便我們會議順利進行。希望下文內容可以幫助到大家。

會議策劃的相關流程

1、會議的籌備工作

(1)根據會議規模,確定接待規格

(2)發放會議通知和會議日程

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱、會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執,這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排,它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。

(3)選擇會場

選擇會場,要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準:

第一:大小要適中。

第二:地點要合理。

第三:附屬設施要齊全。

第四:要有停車場。

(4)會場的布置

一般大型的會議,根據會議內容,在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴,主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應擦洗干凈,擺放美觀、統一。

(5)準備會議資料

會務組應該準備有關會議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者,方便于與會者的閱讀和做好發言準備。會議前的接待禮儀。

(6)會前檢查

這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

(7)提前進入接待崗位

簽到:設一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔。簽字臺備有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時,應脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些,以便保存。如需要發放資料,應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。

引座:簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室,由企業領導親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

接待:與會者坐下后,接待人員應遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務。

2、會議中的服務禮儀

會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。

3、會后服務:

(1)會議結束后,全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作

組織活動會議結束后,有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應有一位領導統一指揮和協調,而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任,同時其他接待人員要積極配合,各負其責,做好自己分擔的工作,以保證活動計劃的順利實施。

(2)清理會議文件

根據保密原則,回收有關文件資料。

(3)整理會議紀要

會議策劃預算表

1、交通費用

2、會議室的費用

3、住宿費用

4、餐飲費用

5、雜費

會議策劃的重要因素

1、會議目標:決策型會議比較適宜采用決議事項的程序化強的方式,研討型會議應充分搶到與會人員發表意見,采取開放的形式展開充分討論。宣傳教育型的會議則應該要考慮如何增強宣傳的效果。傳達精神型會議則應考慮擴大傳達面的形式。

2、會議性質:決策型會議比較嚴肅,一般采用程序嚴格、莊嚴的會議形式。研討型會議則可以采用開放一些的會議形式。

3、會議現場、會議格局等因素:取決于會議的目標和性質,會議現場布置和會議格局、座位拜訪等都是由會議目標和性質決定的。 四、與會人員:如果與會人員的級別比較高,則會議形式需采用正式的形式。

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